The main trends and strategic priorities in the field of document management: foreign experience
Keywords:
evolution of terms, document, record, data, metadata, data management, normative and methodological foundations, trends in the development of document managementAbstract
The article discusses the issue of terminological usage, which is relevant for the modern stage of development of document management. A comparative analysis of the terms “document” and “record” is provided, the essence of the evolution of terms and concepts from “document management” to “data management” is revealed. Using the example of six foreign countries, the normative and methodological foundations for regulating the field of document management are considered. The main trends in the development of document management in the context of digitalization have been identified and modulated.
Downloads
References
Суровцева Н.Г., 2010 – Суровцева Н.Г., Использование термина «запись» в общей теории документоведения [Электронный ресурс], URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/44329/1/dais_2010_85.pdf (дата обращения 15.01.2024).
Закон «О Национальном архивном фонде и архивах», 2023 – Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» [Электронный ресурс], 2023, URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z980000326_/history (дата обращения 15.01.2024).
Приказ № 236, 2023 – Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236, Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 августа 2023 года № 33339, «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» [Электронный ресурс], 2023. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V2300033339 (дата обращения 15.01.2024).
Кодекс о национальном достоянии, 2004 – Кодекс о национальном достоянии от 24 февраля 2004 г. [Электронный ресурс], 2015, URL: https://www.wipo.int/wipolex/ru/text/504057
Records collection policy, 2012 – Records collection policy [Электронный ресурс], 2012, URL: https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/records-collection-policy-2012.pdf (дата обращения 15.01.2024).
Свод федеральных нормативных правовых актов США, 2017 – Свод федеральных нормативных правовых актов США [Электронный ресурс], 2017, URL: https://www.ecfr.gov/titles (дата обращения 11.12.2023).
Кодекс Законов США, 2023 – Кодекс Законов США (United States Code, U.S.C.) [Электронный ресурс], 2023. URL: https://uscode.house.gov/ (дата обращения 11.12.2023).
Закон о государственных документах, 2023 – Закон о государственных документах, Великобритания (Public Records Act) [Электронный ресурс], 2023, URL: https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/legislation/public-records-act/ (дата обращения 11.12.2023).
Закон об управлении государственными документами, 2023 – Закон об управлении государственными документами (Public records management act) [Электронный ресурс], 2023, URL: https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do?hseq=60158&type=part&key=4 (дата обращения 15.01.2024).
Постановление № 2, 2017 – Постановление № (2) от 2017 года «Об утверждении документа о политике классификации, распространения, обмена и защиты данных в эмирате Дубай» [Электронный ресурс], 2023. URL: file:///C:/Users/1/Downloads/dubai-data-policies-en.pdf (дата обращения 15.01.2024).
Закон об управлении государственными записями и архивами, 2023 – Закон об управлении государственными записями и архивами (Public Records and Archives Management Act) [Электронный ресурс], 2023, URL: https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3140 (дата обращения 11.12.2023).
Ларин М.В., 2001 – Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика, Делопроизводитель, 2001, № 1 [Электронный ресурс], URL: https://www.directum.ru/blog-post/upravlenie_dokumentaciejj__teorija_i_praktika (дата обращения 15.01.2024).
Быкова Т.А., 2017 – Быкова Т.А. Российские и международные стандарты о технологии управления документами, Делопроизводство, 2017, № 3 [Электронный ресурс], URL: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?515 (дата обращения 15.01.2024).
В.В. Степанова, А.В. Савельева, Л.А. Якубова, Т.В. Судник, 2013 – Управление документацией за рубежом: Учебное пособие, [В.В. Степанова, А.В. Савельева, Л.А. Якубова, Т.В. Судник], Нижневартовск, Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013, 171 с., ISBN 978–5–00047–004–6 [Электронный ресурс], URL: https://nvsu.ru/ru/Intellekt/1135/V.V.%20Stepanova,%20A.V.%20Saveleva%20i%20dr.pdf (дата обращения 15.01.2024).
Бюллетень NARA 2014-04, 2014 – Бюллетень NARA 2014-04 «Руководство по формату передачи постоянных электронных записей» (NARA Bulletin 2018-01) [Электронный ресурс], 2018. URL: https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2018/2018-01 (дата обращения 11.12.2023).
Бюллетень NARA 2015-04, 2015 – Бюллетень NARA 2015-04 Руководство по метаданным для передачи постоянных электронных записей (Bulletin 2015-04) [Электронный ресурс], 2018. URL: https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html (дата обращения 11.12.2023).
Кодекс практики управления записями Великобритании, 2021 – Кодекс практики управления записями Великобритании [Электронный ресурс], 2021, URL: https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/planning/records-management-code/ (дата обращения 11.12.2023).
Дутов М., 2002 – Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота, Підприємництво, господарство і право, 2002, № 8, С. 25-28, [Электронный ресурс], 2002, URL: https://www.russianlaw.net/law/edoc/esign/a147/ (дата обращения 15.01.2024).
Стандарт обмена архивными данными, 2012 – Стандарт обмена архивными данными (SEDA) [Электронный ресурс], 2012, URL: https://francearchives.gouv.fr/en/article/88482501 (дата обращения 15.01.2024).
B2C, 2018 – B2C (6 апреля 2018 г.), От национального стандарта обмена данными для архивирования до проекта стандарта ISO, Модернизация и архивы, Доступ 10 апреля 2024 г., https://doi.org/10.58079/u5y1 (дата обращения 15.01.2024).
Руководство по архивированию электронных документов Франции, 2012 – Руководство по архивированию электронных документов Франции [Электронный ресурс], 2012, URL: https://www.archives-nationales.culture.gouv.fr/documents/10157/11411/2013_12_vademeccum_document_electronique.pdf/60895c54-2893-4395-baaf-740bd4facae1 (дата обращения 15.01.2024).
Национальная стратегия в области данных Великобритании, 2020 – Национальная стратегия в области данных Великобритании (National Data Strategy) [Электронный ресурс], 2020, URL: https://www.gov.uk/government/publications/uk-national-data-strategy/national-data-strategy#executive-summary (дата обращения 15.12.2023).
Surovceva N.G., 2010 – Surovceva N.G., Ispol’zovanie termina «zapis’» v obshhej teorii dokumentovedenija [electronic resource], URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/44329/1/dais_2010_85.pdf (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Zakon «O Nacional’nom arhivnom fonde i arhivah», 2023 – Zakon Respubliki Kazahstan ot 22 dekabrja 1998 goda «O Nacional’nom arhivnom fonde i arhivah» [electronic resource], 2023, URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z980000326_/history (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Prikaz № 236, 2023 – Prikaz Ministra kul’tury i sporta Respubliki Kazahstan ot 25 avgusta 2023 goda № 236, Zaregistrirovan v Ministerstve justicii Respubliki Kazahstan 28 avgusta 2023 goda № 33339, «Ob utverzhdenii Pravil dokumentirovanija, upravlenija dokumentaciej i ispol’- zovanija sistem jelektronnogo dokumentooborota v gosudarstvennyh i negosudarstvennyh organi-zacijah» [electronic resource], 2023. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V2300033339 (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Kodeks o nacional’nom dostojanii, 2004 – Kodeks o nacional’nom dostojanii ot 24 fevralja 2004 g. [electronic resource], 2015, URL: https://www.wipo.int/wipolex/ru/text/504057(access date: 15.01.2024). (In Russian)
Records collection policy, 2012 – Records collection policy [electronic resource], 2012, URL: https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/records-collection-policy-2012.pdf (access date: 15.01.2024).
Svod federal’nyh normativnyh pravovyh aktov SShA, 2017 – The Code of federal regulations of the United States [electronic resource], 2017, URL: https://www.ecfr.gov/titles (access date: 11.12.2023).
Kodeks Zakonov SShA, 2023 –United States Code, U.S.C. [electronic resource], 2023. URL: https://uscode.house.gov/ (access date: 11.12.2023).
Zakon o gosudarstvennyh dokumentah, 2023 –Public Records Act UK [electronic resource], 2023, URL: https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/legislation/public-records-act/ (access date: 11.12.2023).
Zakon ob upravlenii gosudarstvennymi dokumentami, 2023 – Public records management act [electronic resource], 2023, URL: https://elaw.klri.re.kr/eng_mobile/viewer.do?hseq=60158&type=part&key=4 (access date: 15.01.2024).
Postanovlenie № 2, 2017 – Resolution No. (2) of 2017 “On approval of the Document on the Policy of Classification, Dissemination, Exchange and Protection of data in the Emirate of Dubai” [electronic resource], 2023. URL: file:///C:/Users/1/Downloads/dubai-data-policies-en.pdf (access date: 15.01.2024).
Zakon ob upravlenii gosudarstvennymi zapisjami i arhivami, 2023 –Public Records and Archives Management Act [electronic resource], 2023, URL: https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3140 (access date: 11.12.2023).
Larin M.V., 2001 – Larin M.V. Upravlenie dokumentaciej: teorija i praktika, Deloproizvoditel’, 2001, № 1 [electronic resource], URL: https://www.directum.ru/blog-post/upravlenie_dokumentaciejj__teorija_i_praktika (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Bykova T.A., 2017 – Bykova T.A. Rossijskie i mezhdunarodnye standarty o tehnologii upravlenija dokumentami, Deloproizvodstvo, 2017, № 3 [electronic resource], URL: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?515 (access date: 15.01.2024). (In Russian)
V.V. Stepanova, A.V. Savel’eva, L.A. Jakubova, T.V. Sudnik, 2013 – Upravlenie dokumentaciej za rubezhom: Uchebnoe posobie, [V.V. Stepanova, A.V. Savel’eva, L.A. Jakubova, T.V. Sudnik], Nizhnevar-tovsk, Izd-vo Nizhnevart. gos. un-ta, 2013, 171 s., ISBN 978–5–00047–004–6 [electronic resource], URL: https://nvsu.ru/ru/Intellekt/1135/V.V.%20Stepanova,%20 A.V.%20Saveleva%20i%20dr.pdf (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Bjulleten’ NARA 2014-04, 2014 – NARA Bulletin 2018-01, Guidelines for the format of transmission of permanent electronic records [electronic resource], 2018. URL: https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2018/2018-01 (access date: 11.12.2023).
Bjulleten’ NARA 2015-04, 2015 –Bulletin 2015-04, Metadata Guidelines for transferring Permanent Electronic records [electronic resource], 2018. URL: https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html (access date: 11.12.2023).
Kodeks praktiki upravlenija zapisjami Velikobritanii, 2021 – UK Records Management Code of Practice [electronic resource], 2021, URL: https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/planning/records-management-code/(access date: 11.12.2023).
Dutov M., 2002 – Dutov M. Sravnitel’nyj analiz evropejskogo zakonodatel’stva v oblasti jelektronnogo dokumentooborota, Pіdpriєmnictvo, gospodarstvo і pravo, 2002, № 8, S. 25-28, [electronic resource], 2002, URL: https://www.russianlaw.net/law/edoc/esign/a147/ (access date: 15.01.2024). (In Russian)
Standart obmena arhivnymi dannymi, 2012 – SEDA [electronic resource], 2012, URL: https://francearchives.gouv.fr/en/article/88482501 (access date: 15.01.2024).
B2C, 2018 – B2C (6 april 2018), From the national data exchange standard for archiving to the draft ISO standard. Modernization and archives. Accessed April 10, 2024 [electronic resource], https://doi.org/10.58079/u5y1 (access date: 15.01.2024).
Rukovodstvo po arhivirovaniju jelektronnyh dokumentov Francii, 2012 – Guidelines for archiving electronic documents in France [electronic resource], 2012, URL: https://www.archives-nationales.culture.gouv.fr/documents/10157/11411/2013_12_vademeccum_document_electronique.pdf/60895c54-2893-4395-baaf-740bd4facae1 (access date: 15.01.2024).
Nacional’naja strategija v oblasti dannyh Velikobritanii, 2020 –National Data Strategy [electronic resource], 2020, URL: https://www.gov.uk/government/publications/uk-national-data-strategy/national-data-strategy#executive-summary (access date: 15.12.2023).
Discussion
No comments yet.